Los flujogramas, diagramas de flujo o diagrama de actividades es la representación gráfica de un algoritmo o proceso. Es una herramienta flexible, la cual se puede utilizar en gran variedad de disciplinas, como por ejemplo, la economía, programación, psicología cognitiva, y también, en procesos industriales.
Para conocer todo acerca de los flujogramas y sus diversos componentes, conversamos con el destacado docente de Adipa, PhD. Mg. Ps. Miguel Muñoz Harrison.
¿Qué es un flujograma?
Los flujogramas, también llamados diagramas de flujo, corresponden a una representación visual y gráfica de un proceso, tarea o labor, independiente de su complejidad.
Los flujogramas consisten en mapear de forma secuencial, y de principio a fin, las distintas actividades que se deben realizar para dar cumplimiento a un requerimiento en particular. Para ello, se utilizan distintos símbolos y gráficos, los cuales se encuentran estandarizados. Por ejemplo, flechas, prismas, rectángulos, etc.
¿Para qué sirve un flujograma?
Los flujogramas tienen múltiples usos y beneficios. Facilitan la identificación secuencial y sencilla de los pasos requeridos para cumplir una tarea u objetivo. De acuerdo al profesional, esto último permite estandarizar dichas funciones, con el objetivo de garantizar una calidad mínima de los productos y servicios que se ofrecen.
Además, los flujogramas permiten fortalecer la colaboración en una organización o empresa, a través de la identificación y asignación de roles y responsabilidades de los diferentes actores involucrados.
Por último, contribuyen a identificar y reducir cuellos de botella que pueden afectar la eficiencia.
¿Cómo hacer un flujograma?
La elaboración de un flujograma debe ser una actividad participativa, en el cual se deben involucrar la mayor cantidad de actores relevantes, con la finalidad de que éste sea lo más representativo posible.
Para su creación se deben contemplar una serie de pasos:
Establecer las actividades
En primera instancia, se debe decidir respecto a la actividad a ser introducida en el flujograma. En este paso se deben establecer cuáles son las actividades que darán inicio y término, así como el nivel de detalle que se quiere plasmar en el diagrama de flujo.
Listar todas las actividades
Luego de establecer las actividades, es necesario listar todas las que se requieren para avanzar desde el punto de inicio hasta el final. Posteriormente, se debe considerar todos los actores, insumos, decisiones, resultados y tiempos que se espera de cada actividad.
Establecer la secuencialidad
En un tercer paso, se debe establecer la secuencialidad que existe entre cada actividad. Para ello, se debe conectar, de manera progresiva, todos los eventos desde el inicio hasta el término de proceso.
Revisar el flujograma
Finalmente, es importante revisar que el diagrama de flujo represente de manera adecuada el proceso o evento. Para ese propósito, se debe ir desde el inicio y recorrer todo el flujo, con el objetivo de identificar que no queden ambigüedades o errores procedimentales.
👩🏽💻Hoy en día existen diversas herramientas para graficar flujogramas de manera digital. Como por ejemplo: Microsoft Visio o Bizagi. Además, hay otras opciones, más sencillas, como Microsoft Word, Power Point o Excel, en donde se pueden crear utilizando formas desde SmartArt.
Símbolos de un flujograma
Existen distintas tipologías de símbolos asociados a los flujogramas. Sin embargo, el estándar más utilizado es el señalado en la ISO 5807 (Documentación Técnica o Presentación de Información en Documentos).
De acuerdo a este estándar, las principales formas que se utilizan son:
Tipos de flujogramas
Existen diversos tipos de flujogramas o diagramas de flujo, tales como:
- Verticales: El proceso comienza en la parte superior y termina en la parte inferior.
- Horizontales: Las actividades se listan desde la izquierda a la derecha.
En ambos casos, se debe comenzar desde el inicio en caso que el espacio de la hoja se acabe.
- Panorámicos: Se combinan los diseños verticales y horizontales, con el fin de estructurar el proceso en un solo plano.
- Bloques: Se establecen diversos caminos en función de distintas situaciones que pueden afectar al proceso.
- Funcionales: El flujograma se articula en función de las responsabilidades y roles de los distintos actores, departamentos y unidades.
¿Cómo funciona el flujograma en una empresa?
En una organización o empresa, los flujogramas pueden ser muy beneficiosos, ya que permiten identificar y establecer que cada labor esté alineada con la estrategia y el propósito organizacional.
Asimismo, se utilizan con el fin de identificar de manera visual los principales problemas que pueden estar afectando al desempeño organizacional, así como entrenar y capacitar a los nuevos trabajadores respecto de las funciones que deben desempeñar.
Finalmente, estos diagramas se utilizan para facilitar la coordinación entre diferentes unidades o departamentos.
Beneficios de utilizar flujogramas en una empresa
Son diversos los beneficios que tiene emplear flujogramas dentro de una organización. El principal de ellos consiste en especificar y estandarizar las distintas actividades que se realizan dentro de ella.
Además, permiten identificar aspectos que están afectando a la eficiencia organizacional y por ende, desarrollar acciones concretas que permitan optimizar las labores que se realizan en la organización.
En esta misma línea, permiten optimizar la distribución de tareas al interior de los equipos de trabajo, así como identificar qué aspectos pueden afectar la continuidad operacional.
Los flujogramas son una herramienta muy útil para optimizar la gestión de las organizaciones. No obstante, es importante recalcar que estos deben ser construidos con los principales actores involucrados. Al mismo tiempo, estos deben ser revisados periódicamente a fin que sean atingentes al contexto organizacional, destaca el profesional.
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